Séminaire Digital : Comment dynamiser son évènement d’entreprise en ligne
Lorsque l’on parle d’organisation d’évènements digitaux, impossible de passer à côté des séminaires, aussi appelés conventions. Ces évènements d’entreprise existent depuis des décennies et leurs bienfaits sur le moral des salariés comme sur leur performance ne sont plus à démontrer. Cependant, avec les restrictions actuelles sur l’animation d’évènements physiques dues au covid 19, il est plus difficile de rassembler ses troupes alors que cela est sans doute plus important que jamais. Besoin de communiquer avec vos équipes, de les rassurer, de les fédérer, même si les séminaires en physique sont parfois impossibles selon les régions, les séminaires digitaux sont une solution alternative qui permet avec moins de moyens d’atteindre ces objectifs. Découvrons ensemble comment organiser un séminaire à distance qui marque les esprits sans nécessairement être un spécialiste de la stratégie évènementielle.
1 – La visio conférence classique.
Organiser des séminaires via un outil de visio conférence classique est possible et très simple. Que cela soit via les outils Microsoft teams, Google meet, ou Zoom, de nombreux logiciels vous permettent de créer des « salles » où plusieurs centaines de personnes peuvent se connecter en même temps. Rassurez-vous ce type de réunion permet de laisser seulement la parole aux organisateurs (par exemple le comité de direction) et le reste de l’équipe sera spectatrice, ne pouvant prendre la parole. Cependant, ces logiciels permettent de poser des questions via un chat en ligne. Cela laissera donc la possibilité aux organisateurs de répondre aux différentes questions afin d’avoir un échange après chaque intervention. Ces formats là sont fonctionnels et vous n’avez nul besoin d’une agence évènementielle pour l’organiser.
Cependant, malgré les efforts de certaines entreprises spécialisées sur les outils de visio conférences en ajoutant des fonds personnalisables et autres gadgets, ces événements ont souvent tendance à ressembler aux réunions en ligne classiques. Pour marquer les esprits, il vous faudra donc aller plus loin. Pour ce faire, il vous sera possible de travailler sur plusieurs axes que nous allons aborder.
2 – Un contenu de qualité pour cette réunion numérique
Le principe du séminaire d’entreprise est très souvent de faire un point sur les chiffres réalisés, les objectifs futurs à atteindre, et les innovations ou nouvelles orientations de l’entreprise. Même si la plupart des participants attendent surtout les soirées pour faire la fête avec leurs collègues, cela ne pourra malheureusement pas être le cas en ce moment. Il s’agit donc de préparer les interventions des différents acteurs de cette animation pour qu’elles ne soient pas trop longues. En effet, écouter son directeur marketing 1 heure quand on l’a en face de soi est plus facile car le contact visuel direct facilite l’attention du public. Cependant, lorsque l’on regarde son écran, ce même discours d’une heure peut paraitre très long. Il faut donc retravailler le format des interventions de chaque orateur. En effet, passé 20 minutes, il est très difficile de garder l’attention du public physique. Garder l’attention du public derrière un ordinateur se révèle encore plus difficile surtout que les personnes en télétravail peuvent parfois être distraites par des bruits ou d’autres activités parasites…
Pensez donc à aller à l’essentiel pour chaque intervenant car si ce sont 10 intervenants qui prennent chacun 30 minutes, votre séminaire va durer 5 heures. Et croyez-moi, écouter des discours qui s’enchainent pendant 5 heures est mission impossible. Vous aurez peut-être au bout de 5 heures 100% de connectés, mais 80% seront passés à autre chose et ne vous écouteront plus. Il est donc préférable de minimiser les interventions de chaque personne à 10-15 minutes maximum.
Prévoyez une durée maximum de 3 heures à votre séminaire, mais si vous poussez jusque-là, pensez à faire une petite pause de 10-15 minutes au milieu. Les petites activités du quotidien comme aller aux toilettes, manger un encas, ou fumer une cigarette, permettront ensuite à votre groupe de revenir soulagé et avec une attention reboostée.
Le format des contenus qui seront présentés est très important. Si vous souhaitez par exemple présenter des chiffres dans un tableau, vérifiez que ceux-ci sont facilement lisibles et adaptez la taille de votre police de texte. Même si votre support sera diffusé en plein écran, certaines personnes ayant de petits écrans de type 11 ou 13 pouces pourraient avoir beaucoup de mal à lire les données. Pour éviter cela, vérifiez sur un écran plus petit si l’on voit bien vos chiffres, et si possible présentez-les petit à petit. Par exemple mettez en avant les colonnes une par une, plutôt que de présenter l’ensemble du tableau.
Favorisez donc la présentation de chiffres sous forme de graphiques simples, cela facilitera la compréhension.
Essayez au maximum d’utiliser des images et des mots clés plutôt que des phrases. Pour rappel le public vient pour vous écouter et non pour lire un rapport, c’est donc l’intervenant qui doit être écouté et non le support qui doit être lu. Ajouter si possible des animations à ces supports. Attention je ne parle pas d’un titre qui va rebondir partout durant 10 secondes avant d’arriver sur votre slide. Ce genre d’animation des années 90 est à proscrire. En revanche vous pouvez par exemple faire bouger les courbes de vos graphiques, ou faire apparaitre et disparaitre vos chiffres ou mots clés les uns après les autres afin que l’attention du public soit centrée sur un seul élément à la fois.
3 – Adapter la durée
Il n’est pas rare de voir lors des évènements en physique des intervenants qui débordent allègrement sur le temps de parole qu’on leur avait accordé. Mais dans ce genre d’event cela ne doit pas se passer ! Comme nous l’avons vu plus haut, garder l’attention des participants est un exercice encore plus complexe en visio. Vous êtes sur un format numérique, ce qui veut dire que l’on prive le spectateur de beaucoup de facteurs sensoriels qui d’habitude rendent cette animation extraordinaire.
Souvenez-vous du dernier séminaire qui a marqué vos esprits.
Le lieu que vous ne connaissez pas, et qui souvent est un joli hôtel ou un lieu que personne ne connait et qui vous sort de votre quotidien du bureau. La grande salle avec des rangées de sièges de chaque côté et un passage au milieu qui fait penser à une église. L’éclairage tamisé de la salle qui nous plonge dans l’obscurité. Les projecteurs braqués sur la scène qui mettent en avant les intervenants. Un champ de vision panoramique sur la scène et mais aussi le public qui vous entoure. Le fauteuil confortable de la salle avec des accoudoirs en tissus agréables au toucher. La présence physique de vos collègues, et l’esprit de corps avec eux que l’on ressent quand par exemple tout le monde rigole en même temps. L’odeur de parfum (agréable ou désagréable…) de votre collègue à coté de vous, etc… Tous ces éléments sensoriels nous plongent aisément dans une ambiance extraordinaire qui favorise une certaine excitation, et améliore notre attention.
Mais tous ces éléments disparaissent lorsqu’il s’agit d’évènements sur le web car votre champ de vision se limite alors à votre petit écran. Vous n’avez pas de collègues à coté de vous, ni leurs rires. Vous êtes sur votre siège du quotidien plus ou moins confortable et surtout vous êtes chez vous, ou au bureau, donc dans un contexte habituel n’ayant rien d’excitant. Votre évènement se retrouve « amputé » de beaucoup d’éléments clés.
Il faudra donc qu’il ait une durée plus courte, et avoir un oeil sur le timing devient alors primordial ! De plus, il faudra que les intervenants proposent une prise de parole plus percutante et dynamique qu’en temps normal. Voici donc un conseil simple mais qui augmentera grandement les chances de succès de votre convention. Faites une répétition en conditions réelles ! C’est LE point clé pour avoir un rendu professionnel et original.
Cette répétition va permettre aux intervenants de réaliser premièrement s’ils arrivent à respecter le timing, et deuxièmement en enregistrant cette répétition et en la visualisant, les intervenants pourront aussi visualiser leurs axes d’amélioration. Je parle trop vite, ou trop lentement, je cherche mes mots car je connais mal mon discours, je n’arrive pas à diffuser mon support, je suis très concentré sur mes propos donc je n’arrive pas à travailler ma gestuelle et mon intonation, ce rend qui mon discours plat…
Les symptômes d’une prise de parole ennuyeuse sont nombreux et la visualisation vous permettra facilement de pointer les axes d’amélioration. Pensez à enregistrer cette répétition pour ensuite la visualiser. Un débrief de cet enregistrement permettra à tout le monde de définir des axes d’amélioration. Si vous n’avez pas le temps de faire une visualisation en groupe, envoyez tout de même cet enregistrement aux intervenants afin qu’ils puissent se voir. Et s’ils décident de ne pas le faire, cette expérience leur permettra au moins de mieux connaitre le contenu de leur discours, donc de se concentrer davantage sur leur communication non verbale (gestuelle, posture, regard…) et para verbale (tonalité, vitesse, volume, élocution…) durant l’évènement. Notre agence propose des formations à la prise de parole en public, mais sans aller jusque-là, en travaillant un peu seul, vos dirigeants pourront déjà nettement s’améliorer. Si toutefois vous souhaitez accompagner vos cadres dans la préparation de leurs interventions, contactez notre agence qui saura vous accompagner.
4 – Proposer un format digital extraordinaire
Si vous voulez rendre l’évènement spécial et proposer un format de séminaire digital qui marque vraiment les esprits, il faut passer au niveau supérieur. Pour cela proposez un format émission TV. Rassurez-vous il n’y a rien de compliqué, le prix est plus que raisonnable, et notre agence peut vous accompagner dans la réalisation.
Il est possible aujourd’hui de louer un studio de télévision pour filmer son séminaire, et le diffuser en direct sur des plateformes sécurisées uniquement accessibles à vos collaborateurs. Pas besoin d’être à Paris, car il en existe partout dans l’hexagone, et même à Paris, la majorité des studios se trouvent en banlieue.
Ce format dispose de grands avantages : recréer un univers qui change du quotidien, plonger le public dans une atmosphère visuelle plus attrayante avec un décor à l’image de votre entreprise, empêcher d’éventuels problèmes de connexion internet, assurer une image d’excellente qualité, avoir une qualité de son proche du réel, autoriser la présence d’un public.
Pour en savoir plus, lisez l’article de notre agence sur l’organisation de séminaire à distance en format émission tv. Cela vous donnera des idées de studio, et des idées de formats possibles. Encore une fois si vous souhaitez vous faire accompagner par notre agence événementielle, notre métier est de guider nos clients sur ce type d’animations pour payer le juste prix, et vous mettre en contact avec les meilleurs entreprises et spécialistes à Paris et partout en France.
5 – Créer la surprise avec des invités de marque
Un séminaire, qu’il soit en physique ou numérique, reste un évènement pour lequel on sait d’avance qui va intervenir : les directeurs d’équipe. Equipe Marketing client, équipe marketing produits, équipe RH, équipe innovation etc… Il n’y a donc pas de surprise quant aux personnes qui vont s’exprimer sur les séminaires. Organiser des conventions en visio étant beaucoup moins coûteux, vous pouvez en profiter pour ajouter un invité surprise. Les conférenciers sont à ce titre des invités parfaits. Les conférenciers pourront eux aussi en visio ou en physique si vous avez un plateau TV intervenir sur un sujet qui concerne vote entreprise.
Il existe de nombreux conférenciers plus ou moins célèbres qui peuvent intervenir sur une multitude de sujets. Que cela soit à propos du management à distance, de la gestion du stress ou de l’esprit d’équipe, , un conférencier sur l’IA, les conférenciers ont la particularité de venir d’univers différents de celui de l’entreprise et abordent ces sujets avec un regard singulier. Qu’ils soient anciens négociateurs du GIGN, astronautes, entraineurs du XV de France, chefs étoilés, ou chefs d’orchestre, ils apportent une vraie valeur ajoutée lors de vos events de par la surprise générée, mais aussi grâce au partage de leur expérience hors du commun.
Il est aussi tout à fait possible de faire intervenir des humoristes plus ou moins célèbres, pour créer un moment de détente original. Certains d’entre eux peuvent même écrire des sketchs orientés vers vos métiers ou votre entreprise.
Pour en savoir plus, lisez l’article de notre agence sur L’organisation d’une conférence digitale
6 – Le team building digital.
Le team building sur le web est aussi un moyen de donner du « peps » à votre séminaire. En effet, un séminaire peut par exemple durer une journée complète en contenant une activité de team building digital. Attention, je ne parle pas de passer 7 heures devant un écran sans bouger. Il peut par exemple y avoir le matin le séminaire avec les discours de tous les intervenants et l’après-midi un team building. Le public aura beaucoup plus un rôle d’acteur lors d’un team building. Aujourd’hui, il existe de nombreuses activités en ligne qui permettent à des équipes de réaliser une activité de cohésion en distanciel. Avec notamment la réalité virtuelle, l’évènementiel propose aujourd’hui des évents et animations team building qui pourront impressionner vos collaborateurs tout comme vos clients. Les team building sont des activités parfois simples mais qui aideront à créer un esprit de corps chez vos salariés. Attention tout de même à ne pas confondre team building et formation.
En effet alors qu’un team building favorise le développement de soft skills comme l’esprit d’équipe et se présente souvent sous forme d’animation ludique ou de jeu ; la formation est quant à elle plus axée sur des compétences ou techniques précises, et ne se présente pas forcement sous forme d’animation où les salariés sont actifs.
Si ce sujet vous intéresse, consultez notre article sur la réalisation d’un Team building en ligne . Cela vous donnera des idées concrètes d’animations et des idées des tarifs.
7 – Conclusion
Dans l’organisation d’events digitaux, l’organisation d’un séminaire digital n’est pas plus compliquée que celle d’un séminaire physique. Au contraire, elle est même plus simple et moins chronophage car vous vous libérez de toute la partie logistique.
Pas de traiteur, pas d’hôtel et de billets de train à réserver, pas de soirée dansante à organiser… Cela réduit aussi grandement votre budget total, et vous permet par conséquent de louer un studio TV, faire intervenir un conférencier, ou proposer un team building digital, pour que ce séminaire reste mémorable. Même si la période actuelle nous empêche de faire ce que l’on souhaiterait, il est tout à fait possible de s’adapter et de proposer un évènement qui marquera les esprits. Si toutefois vous souhaitez vous faire accompagner par une agence évènementielle comme WeChamp, n’hésitez pas à remplir notre formulaire en ligne.
Alors qu’attendez-vous pour soigner vos équipes et les remercier du travail accompli en leur proposant un séminaire digital digne de ce nom ?
Si vous cherchez plutôt un conférencier spécialiste de la digitalisation, ou du marketing digital, consultez nos pages Conférencier digital, et Conférencier marketing
