Organiser un workshop en entreprise : les points clés
Un workshop en entreprise, appelé en français un atelier d’entreprise, correspond à une activité collaborative dédiée à répondre à une problématique ou un besoin.
Inclu dans un séminaire, ou bien juste lors d’une après-midi au bureau, un atelier est souvent une mise en situation créative qui change du cadre classique d’une simple réunion de travail. C’est un format de plus en plus populaire en entreprise car il est efficace et amène des idées et des solutions concrètes.
Les workshops jouent un rôle crucial dans le développement des compétences, la cohésion d’équipe et la progression de la performance.
1. Comprendre les objectifs du workshop
Avant de plonger dans la planification d’un workshop, déterminez clairement les objectifs à atteindre. Définir le but de cette activité collaborative guidera le choix du thème, du type d’atelier et de son animateur.
Pour définir des objectifs mesurables, gardez en tête qu’un workshop est un espace de productivité et de discussion dans un temps assez court. Plus votre problématique sera précise, plus votre workshop sera efficace.
Posez-vous d’abord la question de l’utilité de votre workshop en définissant votre besoin : Quel projet en cours de réalisation rencontre un point bloquant ? Y a-t-il un fort turnover des employés ? Votre entreprise est-elle en phase de changement ? Une fois la problématique établie, vous savez à qui s’adresse le workshop, le lieu possible pour rassembler les participants et vous prêts à lister vos objectifs quantitatifs et qualitatifs ainsi que vos KPI pour les mesurer.
2. Choisir un workshop
Une fois les objectifs du workshop clairement définis, nous passons au choix du format le plus adapté pour répondre à ces objectifs. Selon la nature des besoins identifiés, vous pouvez opter pour un atelier organisé en interne ou faire appel à un intervenant externe. Chacune de ces options présente des avantages spécifiques qui peuvent être décisifs selon le contexte et les résultats attendus.
Pour les ateliers internes, identifiez un ou des collaborateurs qui possèdent les compétences et l’expérience nécessaires pour animer l’atelier. Cela pourrait être quelqu’un qui a récemment réussi un projet similaire ou qui a une expertise reconnue dans un domaine pertinent. Organiser un workshop en interne est plus avantageux en terme de préparatif, logistique et coût. Il permet de valoriser les talents au sein de votre organisation. Cependant, il pourrait ne pas atteindre la même qualité de résultats qu’un atelier dirigé par un intervenant externe, qui peut souvent offrir des perspectives plus larges et plus innovantes.
Pour un atelier entreprise avec un intervenant externe, recherchez un expert dont les domaines de spécialisation correspondent directement aux objectifs et thématiques de votre workshop. Vérifiez leurs références et avis pour vous assurer de leur capacité à apporter une réelle valeur ajoutée. Il est également essentiel d’évaluer leurs aptitudes à communiquer efficacement dans un format interactif et engageant.
3. Prévoir son budget
Pour établir votre budget, il est essentiel de lister tous vos besoins. Par exemple, faites une estimation des frais nécessaires pour le matériel, les déplacements, l’hébergement si nécessaire, la location d’un lieu, et les frais de restauration.
Si vous optez pour un animateur d’atelier avec une expertise spécifique, il faudra également inclure le coût de son intervention. Pour les ateliers proposés par notre agence, avec des intervenants experts dans leur domaine, les tarifs sont généralement compris entre 2000 et 9000 euros. Votre budget permettra de créer des expériences mémorables sans compromettre la qualité des résultats. Discutez ouvertement avec les prestataires externes pour déterminer les niveaux de service qu’ils peuvent offrir, adaptés à vos moyens financiers.
4. Planifier l’atelier
Commencez par choisir une date et un lieu qui répondent aux besoins de votre équipe et aux exigences du workshop. Assurez-vous que le lieu choisi est équipé de toutes les facilités nécessaires, comme une connexion Internet fiable, des équipements audiovisuels, et un espace suffisant pour des activités de groupe.
Ensuite, détaillez le programme du workshop avec des horaires précis pour chaque activité prévue. Il est important d’inclure des pauses régulières pour maintenir l’énergie et la concentration des participants. Prévoyez également les ressources matérielles nécessaires, comme des fournitures de bureau, des supports imprimés ou des accessoires spécifiques aux activités planifiées.
Pour les workshops nécessitant des intervenants externes, notre agence s’occupe de confirmer leur disponibilité et de gérer avec vous les arrangements logistiques bien avant la date prévue.
5. Engager les participants
Communiquez clairement les objectifs et l’agenda de l’atelier bien avant le jour J à tous les participants du workshop. Envoyez des invitations personnalisées qui détaillent le programme si ce n’est pas une surprise, ainsi que le bénéfice pour chacun de s’investir dans le workshop. Cela peut inclure des bénéfices professionnels directs, comme l’apprentissage de nouvelles compétences ou l’amélioration de la collaboration au sein des équipes. N’hésitez pas à faire des rappels de J-7, J-1 de l’activité pour s’assurer de la présence de tout le monde.
Assurez-vous que l’animateur ou l’intervenant externe soit capable de créer une atmosphère dynamique et inclusive, où chaque voix peut être entendue.
6. Faire un suivi
Le suivi après un workshop est aussi important que sa préparation. Immédiatement après l’atelier, vous pouvez envoyer un petit questionnaire de feedback pour recueillir les impressions des participants sur ce qui a bien fonctionné et les domaines à améliorer. Cela vous aidera à mesurer l’impact de l’atelier et à planifier des sessions futures plus efficaces.
Organisez également une session de débriefing des feedbacks recueillis avec les organisateurs pour discuter des résultats et des performances. Si vous avez fait intervenir un animateur d’atelier entreprise avec notre agence, nous prenons votre avis concernant la prestation de l’intervenant pour lui transmettre.
Utilisez ces informations pour ajuster les futurs workshops en fonction des besoins réels des participants et des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Les point clés à retenir
Les workshops sont des investissements stratégiques dans le développement des compétences et la performance en entreprise. En suivant les étapes décrites, de la compréhension des objectifs à un suivi efficace, votre entreprise peut maximiser les retombées de chaque session. Organiser un workshop est une opportunité de croissance significative pour un projet et pour ses participants.
