Événement digital : pourquoi et comment digitaliser son événement ?

1 – Pourquoi organiser un événement digital

Un grand nombre d’entreprises ont choisi d’annuler leurs événements à Paris ou dans les grandes villes car le format présentiel n’était plus possible à cause de la Covid et des réglementations sanitaires afférentes. Organiser un séminaire ou une soirée client a toujours un but, un objectif précis, un intérêt pour une entreprise. Que cela soit pour souder les équipes, travailler sur une nouvelle stratégie, présenter un nouveau produit à des prospects, les événements sont incontournables dans la vie d’une société. En ce sens, se tourner vers un événement digitalisé est donc une solution pour atteindre des objectifs et maintenir le lien avec ses clients et son équipe.

Organiser des événements sous un format virtuel présente également certains avantages. En effet, les contraintes géographiques, temporelles, d’accessibilité et de distanciation sociales n’existent pas. Cela peut donc permettre d’attirer une plus grande audience et d’augmenter l’impact de votre événement car la date et l’heure de celui-ci ne dépendent pas de la location d’une salle et des horaires fixés.

2 – Comment organiser un événement virtuel ?

Réaliser un événement digital est comparable à l’organisation d’un événement physique. Il convient donc de définir en amont un certain nombre de paramètres comme le type d’événement, les objectifs, les contenus, le canal de communication, etc… Voyons comment faire avec les outils de la transformation numérique à disposition.

    a) Le type de l’événement

Que cela soit pour des salons professionnels ou un séminaire d’entreprise il est possible aujourd’hui de réaliser n’importe quel type d’événements online. Un nombre important de technologies et de solutions permettent aujourd’hui de pouvoir rassembler des personnes provenant du monde entier sans limitation géographique ou de nombre répondant ainsi aux problématiques de distanciation sociale et de transport.

  b) Définir les objectifs et contenus 

Comme pour un événement physique, un événement digital demande de l’organisation. Il convient en amont de bien cibler le profil des participants, managers, collaborateurs, clients, grand public, âges, métier, CSP etc…  La réalisation à distance demande une rédaction de contenu adaptée au format afin de maintenir l’attention du public présent. Il faut donc raccourcir le temps des prises de paroles, rédiger des messages impactants et courts allant à l’essentiel. Mais il faudra aussi donner du rythme via beaucoup d’interactivité pour garder un niveau d’attention optimal des participants.

    c) Canal de diffusion

Trouver une salle de séminaire ou un lieu événementiel n’est plus d’actualité mais des alternatives aux logiciels de visioconférence existent.

Il est possible de réaliser votre événement sur un lieu de tournage comme un studio ou dans vos locaux professionnels en s’équipant de matériel permettant l’enregistrement ou la diffusion de celui-ci en live. Cette diffusion pourra se faire sur le web via des réseaux privés et sécurisés, sur des réseaux sociaux ouverts au monde entier, ou sur des réseaux sociaux professionnels. La meilleure solution reste la location de plateau TV car ils ont l’avantage d’être déjà totalement équipés en termes de matériel numérique, ne nécessitent aucune installation et permettent soit un enregistrement soit une diffusion en live sur le web de votre événement. De plus vous êtes accompagnés par des experts ayant une grande expérience du sujet qui pourront vous guider et vous conseiller.

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3 – Les animations pour un événement digital

Un événement digital ne doit pas remettre en cause les séquences essentielles présentes dans un événement en présentiel. Une fois le format, contenu et les objectifs définis, il est essentiel de penser aux animations à mettre en place. Voici un tour d’horizon des possibilités.

    a) Séminaire digital : le roi des événements d’entreprise

Par les temps qui courent, avoir un moment de cohésion avec ses collègues est plus que rare, voire impossible physiquement. Cependant, le besoin de se retrouver est toujours aussi présent dans les équipes pour le bien-être et la performance des employés. Le séminaire est donc un moyen simple mais efficace de continuer à communiquer et maintenir un esprit d’équipe. Il est possible de les réaliser sans aucun moyen via une solution de conférence en ligne, mais vous risquez de décevoir grandement vos salariés.

Les séminaires étant des évènements n’ayant lieu qu’une fois par an, il faut marquer les esprits et cela est d’autant plus vrai avec des events virtuels. Pour cela, des solutions à des coûts raisonnables et largement inférieurs aux coûts des séminaires physiques sont possibles. Pour en savoir plus, lisez notre article sur l’organisation d’un séminaire digital

  b) Salons et foires

Les salons et foires sont aussi des événements qui peuvent être digitalisés car la technologie offre beaucoup de possibilités. Des outils comme Meetyoo existent et peuvent recréer un salon réel dans lequel des exposants viennent et sont à disposition pour un échange par chat avec les visiteurs, ainsi que des salles avec des interventions à distance en direct. Cependant, il y très peu de traces de feedback ou témoignages client à propos de l’efficacité de ce type de salons.

c) Les soirées clients

Ces soirées sont aussi des événements qu’il est possible de digitaliser. Peu importe votre objectif marketing, grâce au web et au numérique, tout est envisageable pour proposer une expérience qualitative.

Qu’il s’agisse de les remercier ou de leur transmettre des informations, digitaliser une soirée client est très simple techniquement. En revanche, le plus dur est de proposer un format qui intéresse et attire les clients pour les faire venir.  Que cela soit via le contenu de cet event, son rythme qui doit être soutenu, ou les invités, il va falloir proposer quelque chose d’original qui intéresse particulièrement la cible de votre business.

Par exemple, imaginons que vous soyez une marque qui vend des voitures sportives de luxe. Il va falloir proposer à vos clients des animations en rapport avec leur passion automobile, et votre marque. Au niveau du contenu, vous pouvez par exemple proposer une visite en réalité virtuelle de votre dernier modèle de voiture. En effet, il est possible avec un simple téléphone portable de visionner des images à 360°. Pour cela il suffit d’envoyer à vos clients un petit support dans lequel placer leur smartphone. Ou alors si vous souhaitez inviter une personnalité de marque, proposez par exemple une conférence en visio avec un pilote de F1. Notre agence évènementielle peut vous mettre en contact avec ces personnalités.

    d) Le Team Building digital

Activité centrale de tout événement d’entreprise et encore plus lorsque les équipes sont à distance, il est nécessaire de créer maintenir du lien et de la cohésion au sein d’une équipe. Le team building a donc toute sa place dans un événement digital.

Il est par exemple possible d’organiser des quizz online, des challenges culinaires, des escape games ou encore de plonger votre équipe dans un univers qu’ils connaissent comme un jeu de société mais en virtuel. L’objectif du team building est de créer du lien et de le maintenir, mais cela dans un contexte généralement ludique. Ne confondez donc pas le team building avec une formation.

Pour en savoir plus, lisez notre article sur l’organisation d’un team building digital

   e) Les conférences à distance

Même si Organiser une conférences en physique est ce qu’il y a de plus marquant, réaliser des conférences à distance est possible et a un réel impact auprès des collaborateurs. Dans cette ambiance anxiogène et incertaine, il est opportun de les inspirer, de les motiver ou bien de leur partager des techniques et outils de gestion de crise ou de management à distance. Toute la réussite réside dans la préparation du contenu de celles-ci et l’interactivité qui est mis en place afin que l’attention et l’adhésion des participants soit totales. Pour en savoir plus, lisez notre article sur Les conférences digitales.

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4 – Les outils de l’événementiel virtuel

L’innovation étant très présente dans notre secteur, il existe aujourd’hui de nombreux outils marketing et technologique pour proposer une expérience digitale de qualité. Il existe tout d’abord de nombreux outils de vidéo conférence comme Google meet, Zoom, Microsoft Teams, et plein d’autres encore qui fonctionnent très bien en France mais aussi à l’international.

Cependant, l’expérience digitale va plus loin que cela. En effet, il existe aussi de nombreux outils pour des évènements dit « hybrides » qui combinent digital et physique. Vous pourrez grâce à des sociétés comme Eventbrite ou Prezevent organiser la gestion des listes d’invités, créer des formulaires d’inscription online, créer des invitations originales, gérer les badges, ou encore la modération des questions pour les conférenciers. Certains de ces logiciels marketing proposent aussi l’analyse de la data concernant le volume des personnes sur l’évènement, de la data à propos des profils utilisateur, et bien d’autres données encore.

Il existe aussi de nombreux quizz online sur divers sujets comme la musique, le sport, la science, l’actualité, la littérature etc … Pour ce qui concerne la réalité virtuelle, il est possible de faire appel à des agences spécialisées sur la vidéo comme Réalité virtuelle  qui vous accompagne dans la création du scénario, la prise vidéo en 360° et le montage.

Pour offrir une animation digitale digne de ce nom, il est très facile de trouver des lunettes de réalité augmentée en carton qui son personnalisables. L’édition de ces lunettes à votre image commence à partir de 2,1€ HT, et font la taille d’un DVD pour pouvoir les envoyer facilement par la poste.

Pour simplifier la coordination de votre animation digitale, n’hésitez pas à faire appel à une agence événementielle en France. Spécialisée dans le marketing et la data événementielle, elle pourra vous proposer l’édition d’events globaux mais aussi gérer une autre partie importante : la stratégie de communication. En effet, la communication autour vos events est primordiale. Qu’il s’agisse d’une stratégie de communication interne dans l’entreprise ou externe ne négligez pas cet aspect de votre animation.

5 – Conclusion

Il existe aujourd’hui un nombre important de solutions pour réaliser des events digitaux. Garder du lien ou rassembler son équipe sont des éléments indispensables dans le contexte actuel où le télétravail et la distance physique sont légion. Il y a donc deux possibilités qui s’offrent à vous. Attendre que les choses se passent et ne rien faire en attendant de revenir sur un modèle événementiel classique avec les libertés que nous avons connu dans le passé, ou s’adapter, et voir cette période difficile comme une opportunité pour innover, tester, et proposer des formats uniques qui surprendront et réjouiront vos collaborateurs. C’est à vous de décider, mais si vous choisissez la deuxième option comme beaucoup de nos clients, vous pourrez compter sur notre agence événementielle pour vous accompagner. Si en revanche vous souhaitez la présence d’un expert pour aborder le sujet du digital durant cet évènement, consulter notre page  Conférencier digital, ou la page Conférencier marketing sur le sujet du marketing digital

Pour aller plus loin, lisez aussi : l’organisation d’un séminaire digital