Quelles sont les missions principales d’une agence de conférenciers ?

1-Des expertes du métier de conférencier 

Une agence de conférenciers est une agence spécialisée sur l’intervention de conférenciers. Que cela soit dans une entreprise pour un séminaire, sur un salon, ou lors de congrès, les agences de conférenciers sont des expertes du domaine des conférences. Leur métier est avant tout d’aider les clients désireux de s’offrir les services d’une personnalité avec un vécu et une expertise sur un sujet ou domaine particulier. Ils accompagnent donc les clients sur toutes les différentes phases d’un projet de conférence. En revanche, le niveau et le type d’accompagnement peuvent varier d’une agence à une autre. En effet, alors que certaines agences sont de simples annuaires, d’autres délivrent de vrais conseils. Elles guident les clients, que ceux-ci aient l’habitude ou non d’organiser des conférences.  Voici les différentes missions que réalise une agence de conférenciers vis-à-vis de ses clients et de ses « fournisseurs » les conférenciers.

2-Les missions d’une agence de conférenciers vis à vis de ses partenaires

Le métier d’une agence de conférenciers étant de promouvoir des conférenciers auprès de ses clients, une grande partie de sa mission concerne la création de relations avec des conférenciers professionnels. Voici quelques exemples de missions d’une agence en ce qui concerne les conférenciers.

• Rechercher des conférenciers en fonction de leurs besoins et de ceux des clients
• Prise de contact avec les conférenciers
• Analyse de l’image des conférenciers et de leur présence médiatique
• Vérifier l’expérience du conférencier
• Établir un profil aux conférenciers
• Négocier des contrats cadres
• Aider les conférenciers à peaufiner leurs interventions en termes de structuration et communication non verbale
• Transmettre le retour des clients à propos des prestations effectuées dans une optique d’amélioration continue.

Découvrir des profils de conférenciers.

3- Les missions d’une agence de conférenciers coté client

Les missions d’une agence de conférenciers sont très orientées clients. En effet, avoir un réseau de conférenciers est une chose, mais pouvoir les faire intervenir en est une autre. Voici quelques exemples de missions coté client.

• Audit des besoins clients
• Sélection personnalisée ou générique de conférencier pour le client en fonction des agences
• Création de supports d’argumentation afin d’aider le client à comprendre la pertinence de la sélection
• Organisation d’appels préparatoires avec le conférencier et le client
• Organisation de la venue du conférencier
• Aide logistique à la préparation de la conférence
• Conseil sur l’organisation globale de l’évènement
• Vérification des supports du conférencier avant sa prestation
• Recueil du feedbak client à propos du conférencier.

Faire appel à une agence de conférenciers pour votre projet de conférence comporte de nombreux avantages et vous permettra notamment d’être accompagné dans la réussite de votre évènement.

4-Les plus de certaines agences de conférenciers 

Certaines agences proposent des services additionnels qui apportent une valeur ajoutée supplémentaire  aux conférences comme par exemple:

• La réservation du lieu et des moyens techniques
• La création de vidéo d’introduction
• L’utilisation de moyen de sondage en direct lors de la conférence
• La présence et vérification des éléments techniques sur place
• Un tournage vidéo sur le lieu de conférence
• La création de supports vidéo pour utilisation interne ou externe
• La diffusion de questionnaires de satisfaction après la conférence.

Les missions et options citées sont réalisées par notre agence. Cependant, toutes ne fonctionnent pas de la même manière dans le sens où elle ne proposent pas les mêmes services.

5-Conclusion

Toutes les agences de conférenciers ne fonctionnent pas de la même manière. En effet, leur niveau d’accompagnement ou encore les types de services sont variables d’une agence à une autre. Il est donc important de vous renseigner en amont sur le rôle et le type d’accompagnement de chacune.

Pour aller plus loin, découvrez nos conseils pour Choisir la bonne agence de conférenciers.