Pourquoi louer une salle de conférence pour votre séminaire ?

1-Bénéficier d’un local adapté 

Toutes les entreprises ne disposent pas d’un local adapté pour l’organisation d’une conférence et d’un séminaire. Prenons l’exemple d’une entreprise de logistique qui souhaite organiser une conférence. Certes elle dispose de grands entrepôts mais ceux-ci ne sont pas du tout adaptés pour accueillir une conférence car ils ne sont pas aménagés et équipés pour ce type d’évènement. D’autres entreprises de plus petites tailles bénéficient peut-être du confort nécessaire mais leur local n’est pas suffisamment grand pour accueillir une conférence dans de bonnes conditions. L’aménagement d’une salle de conférence est donc un point à ne pas négliger pour le bon déroulement d’une conférence : équipements audiovisuels, chaises, lumière, …

De plus, en louant une salle de conférence, il est possible de choisir une salle adaptée au type de conférence que vous organisez. Par exemple, si c’est une conférence de type Q&A (Questions-Réponses), privilégiez une salle intimiste et conviviale qui permettra un meilleur échange entre le conférencier et le public. Vous pouvez aussi décider de choisir une salle en fonction du thème de la conférence. Par exemple, si la conférence porte sur le thème du digital et de l’innovation, il est mieux de privilégier une salle moderne et très connectée. Enfin, si vous prévoyez d’organiser un cocktail à la suite de la conférence, il faudra prévoir une salle avec un espace aménagé pour le cocktail.

En effet, des éléments importants sont à prendre en compte lors du choix d’une salle de conférence. Ces éléments peuvent sembler être de simples détails mais ils contribuent à la réussite de votre projet de conférence. Si toutes les conditions sont remplies, le message sera mieux assimilé et mémorisé par le public.

2-Rassembler ses collaborateurs

Dans certaines entreprises, notamment au sein de grands groupes ou de franchises, les collaborateurs sont souvent répartis dans les quatre coins de la France. Par exemple, pour les groupes immobiliers avec des commerciaux répartis dans la France entière, louer une salle de conférence dans un lieu stratégique permet de rassembler l’ensemble des commerciaux dans un même endroit. Mais la question qui se pose est : où organiser sa conférence en France ?. La France bénéficie de nombreuses infrastructures dans ses métropoles. Que ce soit à Paris, Lyon, Nice, Bordeaux ou Toulouse, un large choix de salles de conférences et de salles de séminaires est proposé pour convenir à tous types de projets.

3-Sortir de son cadre de travail

Louer une salle de conférence est très apprécié des salariés car cela leur permet de sortir de leur environnement de travail habituel. En proposant quelque chose de nouveau, les salariés seront plus ouverts d’esprit, c’est-à-dire qu’ils seront plus propices à écouter et découvrir.  En effet, si toute l’année les réunions d’entreprises sont organisées au sein de leur bureau où ils sont habitués à travailler chaque jour, le fait de changer aura un impact positif sur leur concentration. De plus, ils seront plus enclins à retenir les messages de la conférence.

4-Bénéficier d’un service tout-inclus

Selon le contexte et le projet de chaque entreprise, il peut être avantageux de louer une salle de conférence où l’on peut bénéficier de prestations supplémentaires.

Si une entreprise organise un séminaire sur plusieurs jours ou que les salariés participant à la conférence sont éloignés géographiquement, il est nécessaire de prévoir un hébergement. Cependant, prévoir un logement implique aussi de prévoir la restauration ainsi que le transport entre l’hébergement, le lieu de la conférence, le restaurant, ce qui peut vite compliquer l’organisation. Par chance, les structures d’accueil de conférences et séminaires ont bien compris cette problématique et proposent des solutions clés en main. Désormais, de nombreux hôtels disposent de salles de conférences au sein de leur établissement, ce qui permet de réserver l’hébergement, le restaurant et la salle de conférence au même endroit.

Si une entreprise a seulement besoin d’une salle de conférence avec un restaurant, de nombreux établissements proposent cette formule avec la possibilité de prendre un repas assis ou de faire appel à un traiteur pour un buffet.

Bénéficier d’un service tout-inclus en louant une salle de conférence peut s’avérer très pratique et cela plait aux salariés car ils se sentent davantage considérés.

5-Simplifier l’organisation

Un projet de conférence est occasionnel en entreprise, c’est pourquoi aménager un espace au sein de sa propre entreprise pour cette occasion n’est pas nécessaire si cet espace n’est pas exploité par la suite. De plus, une conférence nécessite du matériel spécifique de type vidéoprojecteur, micro, enceinte, etc. Investir dans ce matériel pour des évènements occasionnels ne serait pas rentable. En termes d’organisation, aménager une salle de conférence au sein de son établissement demande du temps. La location d’une salle de conférence est un gain de temps non négligeable puisqu’elle dispose de l’ensemble des équipements nécessaires et peut être aménagée de façon à pouvoir accueillir l’ensemble des participants.

6-Conclusion

Louer une salle de conférence à l’occasion d’un séminaire ou tout autre évènement d’entreprise a de nombreux avantages : disposer d’un local adapté à son projet de conférence, rassembler ses collaborateurs, sortir de son cadre de travail, bénéficier d’un service tout-inclus et faciliter l’organisation. Avant de réserver une salle, des éléments importants sont à prendre en compte pour choisir la bonne salle de conférence.

Découvrez à présent comment réserver une salle de conférence.