La location de plateau TV pour son évènement d’entreprise

Avec les restrictions actuelles dues au covid 19, organiser des évènements d’entreprise est bien plus difficile. Cependant, il est plus que jamais nécessaire de communiquer avec ses équipes et de les fédérer. Pour ce faire, les séminaires en visio conférence sont une alternative possible. Néanmoins, le style classique où chacun reste chez soi et s’exprime depuis sa cuisine ou son garage est une configuration peu qualitative qui ennuie de plus en plus les collaborateurs passant déjà beaucoup de temps en visio depuis le confinement et l’instauration du télé travail.

Pour remédier à cela, il est possible de bénéficier de moyens techniques qualitatifs en louant un studio audiovisuel, ce qui permettra de rendre les visio conférences plus dynamiques et impactantes. Voyons donc ensemble comment réaliser un séminaire et une conférence en distanciel comme un vrai show TV.

1 – Qu’est-ce qu’un format émission TV ?

Les séminaires et conférences en plateau TV désignent des événements qui se déroulent dans un studio audiovisuel. Les vidéos sont réalisées avec les intervenants qui prennent la parole au cours ce séminaire et vont être retransmises (en direct ou différé) sur un réseau privé pour que le public de l’entreprise puisse le visionner comme un programme de télévision classique.

2 – Les avantages

Même si vous n’avez jamais organisé ce type d’évènement, vous allez voir qu’il existe de nombreux arguments en faveur de leur utilisation. Voyons ensemble les avantages à mettre en place ce type de prestations.

1 – Plusieurs types de lieux

Lorsqu’on organise ce type d’évènement, le premier avantage est de pouvoir choisir le lieu. Mais pourquoi me direz-vous ? Chaque espace va avoir ses caractéristiques qui vont dégager une atmosphère qui lui est propre. Sa taille, la disposition des éléments mobiliers, leur style, la présence de public ou non…

Voici par exemple une photo du plateau de tournage du programme « c’est à vous ».

C’est en réalité un loft aménagé, ce qui le rend très cosy, et chaleureux. Ici les invités sont très proches les uns des autres autour d’une petite table et disposent de canapés et fauteuils un peu comme dans le salon de monsieur tout le monde.

Voici en revanche une photo de celui du Canal football club.

Ici on voit bien que l’on est sur un plateau TV. Plus étroit, carrelage au sol au lieu du parquet, mobilier en verre, plus grande distanciation entre les intervenants, l’atmosphère est complètement différente.

Un même studio pourra en revanche revêtir différentes apparences en fonction des besoins. Regardons ce même lieu cette fois utilisé pour le programme « Samedi Rugby ».

Couleurs plus chaudes, visuels sur les écrans différents. Il est donc possible de créer différentes ambiances à partir d’un même lieu pour votre séminaire.

2 – Un Studio personnalisé

Une fois que vous l’aurez choisi (liste en bas de cet article), vous pourrez alors l’adapter à l’image de votre entreprise. En effet, tous les studios peuvent proposer différents décors, mobilier, écrans, et vous pouvez donc tout adapter selon votre recherche. Les décors sont un élément très important pour construire une atmosphère qui correspond à votre entreprise. Quand on parle de décor il s’agit aussi des lumières, et des écrans qui vont être sur place et de ce qu’ils vont diffuser. Types et position des éclairages, intensités des couleurs… Autre élément important qu’il peut y avoir dans les décors, le cyclorama (souvent appelé cyclo).

Le cyclorama une sorte de rideaux semi circulaire tendu tout autour du plateau sur lequel on peut diffuser de la couleur et des motifs. Le cyclo est donc un décor disponible sur la majorité des plateaux tv. Regardons par exemple le séminaire de la Caisse d’Epargne pour lequel nous avons participé à organisation.

Couleurs plus chaudes, visuels sur les écrans différents. Il est donc possible de créer différentes ambiances à partir d’un même lieu pour votre séminaire. Le mobilier est sobre et blanc comme l’une des couleurs de leur logo, et l’éclairage dans les tons rouges comme la deuxième couleur de leur logo. Il y a deux kakemono de chaque côté de l’écran qui reprennent les valeurs de l’entreprise, et la présence de quelques personnes masquées dans le public. Ainsi vous pourrez vous aussi en fonction du lieu choisi avoir différents éléments de personnalisation.

3 – Création d’introduction dynamique

Tout comme le générique du journal de 20h, vous aurez la possibilité dans la majorité de ces lieux de faire créer un générique personnalisé aux couleurs de votre entreprise et de votre évènement. Cela permet de donner une première impression qualitative de votre évènement.

Regardez par exemple ce qui a été réalisé pour la convention des directeurs d’agence de la Caisse d’Épargne Loire Drôme Ardèche.

4 – Possibilité d’accueillir du public.

Malgré les restrictions actuelles, il est possible selon les régions d’avoir un public présent lors d’un événement sur un plateau de télévision. Le port du masque sera bien sûr obligatoire pour le public, mais pas pour les intervenants si vous respectez la distance d’éloignement règlementaire. Même si le public est composé d’uniquement 10 personnes, cela vous permettra de réaliser des plans de caméra tournés vers un public en arrière-plan qui permettront de rendre les images plus attractives.

5 – La diffusion de supports

Ici aussi l’avantage est de pouvoir incruster des éléments graphique et informations à l’écran. Par exemple ici la présentation de l’intervenant qui s’exprime.

Cela permet aussi de rendre la présentation de chiffres plus interactive car en plus de voir les graphiques ou autres éléments à mettre en avant vous pourrez voir en même temps le présentateur de ces éléments. Si vous souhaitez ajouter une dimension unique à votre évènement en faisant intervenir un conférencier, celui-ci pourra très bien présenter debout et partager sa présentation en même temps pour mieux imager et transmettre les messages que vous souhaitez diffuser. Voici un exemple de l’intervention de Bertrand Nivard au cours de ce même séminaire via l’agence WeChamp.

Pour faire intervenir un conférencier lors de votre évènement contactez-nous.

6 – Alternance des caméras et des plans.

Plutôt que d’avoir un seul plan comme dans les visio-conférences classiques, les plateaux tv permettent d’avoir pour les téléspectateurs plusieurs plans de vue. L’avantage est que cela rend le style beaucoup plus dynamique. Comme vous pouvez le voir sur la photo ci-dessus, il y a plusieurs plans disponibles mais aussi ce qu’on appelle des travellings lorsque la caméra est en mouvement. Avec cela il sera beaucoup plus facile de capter l’attention du public.

7 – Un Animateur professionnel pour votre évènement

Tout comme chaque production TV à son animateur, votre séminaire digital devra pour être dynamique disposer d’un animateur qu’on appelle plus communément un maitre de cérémonie ou speaker.

Leur rôle est d’animer cet évènement et de faire le lien entre les différents intervenants mais aussi de garder un œil sur le timing global de l’évènement pour qu’il respecte la durée prévue. Vous aurez le choix de faire intervenir un maitre de cérémonie célèbre en passant par notre agence, ou bien de choisir une personnalité interne à votre entreprise qui sera aguerrie à l’exercice car attention, il n’y a pas de droit à l’erreur pour le maitre de cérémonie sous peine de rendre l’évènement ennuyeux et non professionnel. Pour faire appel à un maître de cérémonie il vous faudra dépenser entre 1500€ minimum à 17 000€ pour les plus célèbres.

Pour contacter un maitre de cérémonie professionnel pour votre production contactez-nous directement ou consultez nos maitres de cérémonie.

8 – Une image haute définition

Cela va vous permettre de diffuser une image en haute définition pour le public qui regardera à distance. Repenser à la dernière visio conférence à laquelle vous avez assisté et dans laquelle vous aviez un rendu pixélisé, et parfois saccadé. Ce genre de qualité n’est pas envisageable pour un séminaire digital de qualité. Mais bonne nouvelle, sur un plateau TV le matériel utilisé vous permet de bénéficier d’une qualité full HD 1080 pixel, voire 4K ce qui est le nec plus ultra de la vidéo.

9 – Un son de haute qualité

Contrairement à ce que l’on peut penser la qualité sonore représente 50% d’une expérience de visionnage vidéo. Ici encore, les visio-conférences classiques donnent souvent lieu à des moments très désagréables. Entre la personne qui parle depuis sa salle de bain avec un écho, le bruit désagréable du marteau du voisin qui a décidé de refaire sa déco quand vous êtes en train de parler, la qualité audio des micros des ordinateurs très variables d’une marque à l’autre, et les problèmes de coupures du son dus à des aléas de connexions, les impondérables sont nombreux.

Dans les studios c’est un véritable jeu d’enfant car vous disposez d’un matériel professionnel pour la prise de son, et aucun bruit parasite ne peut alors venir perturber votre évènement.

10 – La retransmission facilitée

L’autre avantage est aussi de pouvoir faire une retransmission de votre évènement. Vous pourrez le faire en direct, ou bien en différé si vous voulez éventuellement modifier certains passages de l’évènement ou les tourner plusieurs fois. Il existe différents canaux de diffusions privés permettant aux salariés de votre entreprise de regarder ce programmeTV. Ici encore plusieurs choix sont possibles en fonction de vos souhaits.

11 – La participation du public par sms ou chat.

La participation du public est aussi possible dans ce type d’évènement. En effet, il est possible de proposer une ligne directe par SMS ou un chat afin que le public puisse poser des questions. Vous aurez la possibilité de sélectionner certaines d’entre elles et d’afficher ces questions à l’écran, ou que le maître de cérémonie les pose lui-même. Un professionnel pourra vous accompagner sur cette tâche.

12 – L’accompagnement par des professionnels

Ici encore passer par des professionnels vous permet d’être accompagné par une équipe pour la création de votre show. Préparation, tests avec intervenants par visio-conférence, co-écriture du fil conducteur de votre évènement, briefing du maitre de cérémonie par un réalisateur, installation, répétition, personnalisation d’une plate-forme visio, réalisation d’habillages infographiques (génériques en motion design, jingles, synthés), maquillage, remise du fichier, etc… Ces experts seront à votre écoute et vous guideront de A à Z afin de proposer un séminaire qui remplisse tous vos objectifs.

13 – La gestion par une régie

La régie c’est l’arrière du studio, où une personne au moins est totalement dédiée à ce que le public verra à son écran. L’avantage est que vous n’avez pas à vous en occuper puisqu’elle gère tout pour vous. Elle va par exemple pouvoir modifier le fond de couleur sur le plateau. La couleur de fond est très importante pour créer une ambiance. Mais il y a aussi l’éclairage, la lumière générale et son intensité, ainsi que le fond d’écran sur tous les téléviseurs. Les techniciens vont gérer la diffusion en live sur le web (webcast). Ils ont sur une grande table de console que l’on appelle un mélangeur auquel sont connectés les différents dispositifs de prise de vue et vont par exemple décider quelle caméra ils diffuseront à chaque moment. Sachant qu’il y a en général au moins 3 caméras différentes, et qu’il faut souvent diffuser des vidéos durant le show, la gestion du mélangeur est une mission très importante et il est donc fortement conseillé de faire appel aux services de professionnels. Bref toute la technique concernant l’audio, la lumière, le fond sonore, le live webcast, les différents équipements requis etc… sera prise en charge et vous n’aurez pas à vous en soucier.

3 – Quels sont les prix à la location ?

Les tarifs de location sont variables en fonction de plusieurs critères : taille, dispositifs et équipements utilisés, niveau d’accompagnement, nombre de techniciens présents, etc…Pour vous donner une idée, comptez entre 2000 € HT et 5000 € HT pour la location d’un studio classique sur une journée avec 3 à 4 techniciens. Des options sont aussi possibles comme la réalisation d’un petit reportage en amont dans votre entreprise. Pour les heures nécessaires au tournage et au montage de ces vidéos d’illustration comptez entre 800 € HT et 1600€ HT en fonction du lieu et du temps de tournage.

4 – Le coût global de l’évènement

Ce type d’évènement induit un coût plus élevé que de faire une visio conférence classique c’est certain. Mais il ne s’agit pas ici de proposer ce style pour chaque réunion d’équipe mais seulement pour des occasions spéciales. Que cela soit pour votre séminaire annuel, une convention de cadres, ou une journée particulière comme lors de la semaine du handicap, ce type d’évènement coutera moins cher qu’un évènement physique.

En effet, les postes les plus couteux pour les évènements d’entreprise sont souvent le transport des salariés, les frais d’hébergement et de restauration, ainsi que la réservation de salles. Prenons l’exemple du coût pour une société avec laquelle nous avons organisé la convention annuelle des managers en style programme TV, pour un public de 100 personnes en septembre 2020.

Cout de location d’un studio local et accompagnement : 3000€
Intervention d’un conférencier ancien leader de la patrouille de France 3000€
Total : 6000€HT

Le cout pour ce même séminaire en physique était les années précédentes aux alentours de 30 000€, Soit 5 fois plus chère qu’en digital. Comme expliqué plus haut, l’avantage du séminaire plateau TV est que vous n’aurez pas tous ces frais variables qui dépendent du nombre de participants (avion, train, hotel, restauration, etc…). Donc que vous ayez un public de 40 ou 400 salariés le cout restera fixe et n’augmentera pas.

5 – Où trouver un conférencier et pourquoi ?

L’intervention d’un conférencier qu’il soit célèbre ou non est un incontournable de ce type d’évènements. En effet, leur intervention va permettre de transmettre des messages clés au public qui vont venir motiver, inspirer, ou encore renforcer la cohésion de votre groupe.

Si vous souhaitez proposer un invité de marque comme un conférencier célèbre il vous faudra rajouter de 2000€ à 15000€ pour des conférenciers célèbres. Découvrez tous nos conférenciers pour votre événement…

6 – Où les trouver ?

Reste la question de la manière de trouver le lieu idéal ? Dans chaque région des sociétés mettent en location leurs plateaux TV professionnels. Attention il ne s’agit pas d’espaces pour faire du shooting photo mais du tournage vidéo, regardez bien ce détail avant de contacter les professionnels pour demander un devis. Voici donc une liste non exhaustive de quelques studios à louer qui vous feront rapidement un devis.

A : Louer un Studio TV en Région parisienne :

Dans Paris

1 : https://www.monstudiotv.com/

2: https://www.e-studios-paris.com/fr/accueil/

En banlieue parisienne:

http://www.ampvisualtv.tv/offres-et-services/263-plateaux.html

B : Louer un Studio TV en Région haut de France :

Lille : https://www.avprod.fr/agence-audiovisuelle/nous_contacter.html

C : Louer un Studio TV en Région Auvergne rhone alpes

Saint Etienne : https://www.tl7.fr/production-video.html

7 – Conclusion

Tous ces points permettent d’établir un fait : le séminaire en format plateau de télévision est nettement plus attractif qu’en visio classique, et permet d’offrir un moment agréable qui marque les esprits. Il vous reste donc une seule chose à faire, décider du format que vous allez proposer à vos collaborateurs pour votre prochain séminaire !

Pour aller plus loin, lisez aussi :

La location de plateau TV pour son évènement d’entreprise

1 – Qu’est-ce qu’un format émission TV ?