Organiser une conférence digitale

1 – L’objectif de cette prestation numérique.

Une intervention online peut avoir plusieurs buts : vendre vos produits ou services, délivrer une formation à vos collaborateurs, informer vos salariés, motiver vos cadres…

Pour vous aider à les définir, voici quelques points essentiels à prendre en compte.

2 – Le public visé

Votre objectif est intimement lié au public visé. Vous pouvez par exemple organiser ces prestations pour vos prospects à des fins mercatiques. Ou encore à des fins de communication pour un lancement produit avec un public de journalistes.

Enfin, elles sont un fabuleux outil pour remotiver ses équipes dans le contexte actuel car avec la Covid 19 vos équipes ont beaucoup moins voire plus du tout l’occasion de se voir en présentiel, que ce soit au cours d’une réunion ou d’un moment plus informel. Ce moment est donc une occasion de créer un peu de lien social et de les fédérer via le discours d’un intervenant par exemple.

Définissez donc le but de cet intervention web, mais aussi le sujet principal qui en découle.

3 – Le choix du sujet

Comme évoqué plus haut, le sujet est lié à votre intention.  Il faut donc définir en amont le thème de cette prestation web. Essayez donc de déterminer le sujet principal en fonction du message à faire passer et de votre public.

Si par exemple vous voulez parler de responsabilité environnementale, ce sujet peut s’aborder de différentes manières. Vous pourriez par exemple inviter le responsable RSE de votre société à venir parler des efforts réalisés, ou faire intervenir un climatologue pour mieux comprendre l’importance de nos actions quotidiennes sur le climat.

Voici des exemples de sujets déjà abordés par nos clients pour un public interne :

• L’importance de l’expérience client dans le digital.
• L’innovation managériale
• L’intelligence artificielle
• Garder une cohésion de groupe en cette période complexe
• Les technologies au service de la santé
• La data pour les ressources humaines
• La solidarité à distance
• La transformation digitale
• L’intelligence émotionnelle
• Garder du lien social malgré la distance
• Le marketing du sport

Pour définir votre sujet n’hésitez pas à vous inspirer de notre article 400 idées de conférences .

4 – Le choix du conférencier externe ou interne

Si votre but est principalement de convertir des prospects en clients, vous pouvez très bien organiser une intervention avec un orateur interne à votre société. En effet, pas besoin de faire intervenir une star pour parler de votre produit si le but est d’expliquer comment votre produit ou service fonctionne.

En revanche, pour des interventions digitales où l’intention est de communiquer auprès de votre équipe, de les remotiver ou de les remercier des efforts entrepris, un orateur externe s’avère très pertinent. Bien sûr tout cela dépend de votre but à atteindre avec cette intervention mais aussi du sujet.

Pour aller plus loin lisez notre article sur : Le choix d’un conférencier.

5 – Le choix du format de conférence

Tout comme dans un évènement physique, il est possible de proposer différents formats même à distance. Voici les possibilités.

Le question réponse avec un maître de cérémonie.

Tout comme un journaliste qui réalise une interview, le Q&A permet de proposer un moment d’échange entre un intervenant externe à votre société ou interne, et un maître de cérémonie interne ou externe.

Vous pouvez préparer en amont les questions afin que l’échange soit fluide, et que l’intervenant puisse préparer ses réponses. Cette forme a l’avantage d’être assez dynamique car plusieurs sujets peuvent être traités en peu de temps.

La keynote

La keynote est la plus utilisée par les conférenciers en physique car il laisse plus de place à la qualité oratoire de l’intervenant. Si vous prenez un intervenant externe, vous aurez l’avantage d’avoir un professionnel qui sait tenir son public en haleine, et peut capter aisément l’attention même derrière un écran.

En revanche attention à ne pas faire durer la Keynote trop longtemps lorsqu’il est digitalisé.

Le question réponse avec le public

Même si votre événement est en visioconférence, les participants peuvent aussi poser des questions aux intervenants. Vous aurez plusieurs choix possibles en fonction des logiciels utilisés (Zoom, Google meet, Skype…).

Question en direct par vidéo, question par chat en direct apparaissant à l’écran, questions par chat filtrées avant d’être posées par le maître de cérémonie … Plusieurs options sont possibles.

La table ronde

La table ronde est aussi possible en numérique, mais il y a plusieurs définitions de la table ronde.

Le premier type appelé table ronde consiste à inviter en même temps plusieurs intervenants parfois internes mais le plus souvent externes à votre société. Ils seront interrogés par un maitre de cérémonie, qui va pour une même question demander le point de vue de chaque intervenant afin d’avoir différentes perspectives sur un même sujet et donc un éclairage assez complet.

L’autre utilisation du terme table ronde désigne une intervention qui repose sur deux temps fort. Le premier temps est en keynote réalisée par l’intervenant durant laquelle il va donner son point de vue sur un sujet ou partager son expérience passée. Puis un deuxième temps, où les participants vont se mettre en petits groupes et vont réfléchir sur des applications concrètes des propos de l’intervenant à leur niveau.  L’intervenant passe en suite à chaque table pour échanger et guider les participants dans leur réflexion.

Si par exemple un intervenant partage ses techniques et expériences lui permettant de mieux gérer son stress et le faire diminuer, les participants pourraient ensuite en petits groupe définir comment ils peuvent appliquer ces conseils dans leur travail au quotidien. La table ronde est aussi possible en visioconférence, il est possible de créer des salles de discussions digitales.

6 – La durée de la conférence

Attention cependant sur le format digital choisi. Comme expliqué dans cet article, la durée d’un séminaire digital ne peut pas être la même qu’en physique.

En effet, vos participants n’étant pas réunis tous ensemble mais étants seuls derrière leurs écrans, il faut proposer une durée plus courte. Prévoyez donc pour une keynote en visio une durée de 20 à 30 minutes maximum, et pour une question réponse une durée de 45 minutes. Pour une table ronde prévoyez 2 heures maximum au total.

Enfin laissez toujours la place à 15 minutes minimum pour les questions du public.

7 –  Le moment pour la réaliser en digital

Ici encore il faudra tenir compte de son public pour proposer une prestation web accessible au plus grand nombre. Si vous êtes une entreprise qui organise une intervention obligatoire, cela ne pose pas de problème car celle-ci aura lieu sur les horaires de travail des salariés.

En revanche, si vous préparez cette prestation pour des clients ou prospects, tenez compte des habitudes de votre cible. Si votre intervention est liée à un sujet qui intéresse les particuliers et qui ne concerne pas directement leur métier, ils pourront difficilement faire coller leur agenda à votre event web en journée, prévoyez donc de le faire en soirée, en dehors des périodes de réunion, ou bien sur l’heure du déjeuner.

Si toutefois vous ciblez des prospects en freelances ou des salariés, il sera plus facile pour eux de prendre 30 minutes à 1h dans leur journée si votre sujet les intéresse et concerne leur travail.

8 – Les outils de la conférence à distance

Comme indiqué plus haut, il existe une multitude d’outils simples d’utilisation pour la gestion de ces prestations en digital. En voici quelques uns :

• Google Meet, qui fonctionne très bien mais implique d’avoir un compte Google Suite.
• Skype for business qui a été un des premiers logiciels de ce type mais qui est malheureusement une solution qui souffre de beaucoup de problèmes de connexion. Nous vous le déconseillons.
• Zoom : très simple à utiliser et qui permet de nombreuses options comme la création de salles de discutions. En revanche, il est interdit dans certaines entreprises à cause de problèmes de confidentialité des données.
• Microsoft Teams : logiciel assez complet, simple d’utilisation et très accessible mais payant pour les utilisateurs qui n’ont pas la suite office.

Ou encore Spotme qui permet de réaliser en plus des quizz online pour rendre ces moments plus interactifs pour le public. Nous n’avons pas encore testé toutes les solutions présentes sur le marché mais en voici d’autres qui pourraient peut-être vous convenir :

• Whereby
• Gotomeeting
• Webex
• Callaba
• Jitsi
• Livestrom
• Google Duo
• SPike
• etc…

Cependant attention, si vous êtes dans une société, vérifiez que cette solution online n’est pas bloquée par votre système informatique, ou par celui du client qui sera invité.

Si en revanche vous souhaitez proposer des interventions ouvertes à tous pour vos prospects ou un public externe, il existe des plateformes spécifiques pour organiser votre visioconférence. Ces solutions proposent par exemple la vente des places, les formulaires d’inscriptions, la prise en charge de la rediffusion en live sur les réseaux sociaux, la gestion des commentaires, et des aides pour analyser la data issue de cet event.

On peut citer par exemple Eventbrite pour vendre vos places en online, prezevent, ou encore appcraft spécialisé sur les événements B2B.

9 – L’émission TV

Si vous souhaitez donner une importance particulière à vos interventions et proposer au public une originalité et interaction, vous pouvez réaliser cette intervention depuis un studio.

Certains conférenciers ont chez eux des petits studios leur permettant de faire des keynote très interactives et dynamiques, mais l’idéal reste quand même de proposer un format type plateau TV. Dans l’émission TV, les intervenants se rejoignent en physique dans le studio et vont enregistrer la prestation, ou diffuser la vidéo en direct.

Pas de panique, le coût est très raisonnable et il est possible de trouver des studios à des prix abordables à Paris et partout en France. Le rendu sera très qualitatif et similaire aux émissions TV que vous pouvez regarder de nos jours, mais surtout personnalisable à souhait. De plus, les studios proposent des services d’accompagnement et de diffusion en live très pratiques.

Un conseil toutefois, évitez les retransmissions en ligne depuis votre entreprise. Même si cela est possible car de plus en plus de studios ont une offre « A domicile », cela augmente les risques de raté comme un problème de connexion internet dans votre bâtiment, et surtout, cela revient beaucoup plus cher que d’aller tourner dans leurs locaux.

Pour savoir plus lisez notre article sur la Location d’un plateau TV pour son séminaire.

10 – Conclusion

Pour conclure, vous l’aurez compris, une intervention digitale est devenu une opportunité. Qu’elle ait une intention de dynamiser votre business, lancer une nouvelle stratégie, ou proposer l’intervention d’un orateur motivant pour marquer les esprits de vos collaborateurs, vous trouverez le format qui vous convient et une multitude de logiciels pour l‘organiser.

Cependant, si vous souhaitez vous faire accompagner, notamment sur le choix d’un intervenant , n’hésitez pas à nous contacter.

Faire une demande de conférence

Si en revanche, vous recherchez plutôt un expert spécialiste de la digitalisation ou du marketing, nous vous conseillons de consulter nos pages :  Conférencier digital et  Conférencier marketing. ainsi que nos profils d’experts pour une conférence de Matthieu Stefani, une conférence de Philippe Boulanger, ou encore une conférence de Thomas Solignac.

Pour aller plus loin, lisez aussi : Organiser un séminaire digital

Résumé de l’article en infographie :