Les 10 points à vérifier pour louer une salle de conférence

Il est important de penser aux éléments qui impactent le message lors de la préparation d’une conférence. La salle est l’un des points primordiaux à ne pas négliger, tout comme les éléments techniques. Quels sont donc ces paramètres à prendre en compte  ?

Les 10 points importants à ne pas négliger :

• 1-La salle doit être adaptée au nombre de participants, la taille du public aura un impact sur la salle à choisir et le matériel nécessaire au bon déroulement de la conférence. Veillez à ce que la salle puisse accueillir l’ensemble des participants et qu’ils ne soient pas les uns sur les autres ou au contraire, que la salle ne semble pas vide par rapport à sa capacité d’accueil.

• 2-Une assise confortable est essentielle. En effet, la conférence est un moment durant lequel le public écoute une personne pendant un long moment. Il est important que l’attention des participants soit maximale. Une mauvaise installation va perturber l’auditoire. Mal à l’aise, ils seront moins réceptifs au message transmis.

• 3-La disposition des sièges présents dans la salle doit permettre à l’organisateur de pouvoir se déplacer afin de transmettre le micro durant la séance de questions/réponses par exemple. Une allée centrale est généralement conseillée. De plus, l’agencement des sièges est lui aussi primordial. Il est préférable de les disposer afin d’optimiser la visibilité du public (par exemple en quinconce).

• 4-Il est important d’avoir une salle adaptée à l’événement et à l’entreprise. En fonction de l’activité, des participants ou du poste, certaines entreprises vont privilégier un type de salle en particulier comme des lieux atypiques ou encore des hôtels luxueux. Par exemple, si le groupe doit travailler après avoir assisté à la conférence, il est préférable d’avoir une salle disposant de tables rondes.

• 5-La distance entre le conférencier et l’auditoire doit être adaptée. Elle doit par exemple permettre une connexion par le regard pour que tous les participants se sentent connectés avec le conférencier. Il est préférable que celui-ci ne soit pas trop éloigné par rapport aux participants. Par ailleurs, il faut également veiller à ce que le conférencier ne soit pas trop proche de l’auditoire pour ne pas entrer dans la zone de confort du public du premier rang.

• 6-La salle doit être accessible à tous, que ce soit pour un conférencier ou pour le public. Veillez par exemple à ce que les personnes en situation de handicap puissent accéder à la salle ou à l’estrade grâce à des accès adéquats.

• 7-Organiser une conférence dans un lieu externe à l’entreprise pour sortir du cadre du travail. Un lieu neutre permet de délaisser les conflits et préoccupations que peuvent retrouver les salariés en entreprise. Ainsi, ils seront plus à l’écoute et ouverts au message transmis par le conférencier. Un lieu neutre impacte fortement l’événement en le rendant plus marquant. Cet environnement différent permet aux participants d’être plus à l’écoute. Sortir du cadre de l’entreprise permet de valoriser les salariés.

• 8-Prendre en compte les nuisances sonores. Il est indispensable que la conférence ne soit pas perturbée par des bruits extérieurs. Vérifiez que la salle soit bien insonorisée, que les portes et fenêtres ne laissent passer aucun bruit pouvant déranger l’auditoire. En effet, il arrive que plusieurs séminaires se déroulent en même temps et sur le même lieu. Il faut donc veiller à ce que les activités d’un séminaire d’une autre entreprise ne dérangent pas la conférence.

• 9-Ne pas négliger l’environnement ambiant dans la salle. Si la salle dispose de fenêtres, vérifiez qu’elles soient équipées de rideaux.  Le support diffusé par le conférencier pourrait être mal perçu si la luminosité extérieure est trop forte. De la même manière, si la climatisation est mal réglée, s’il fait trop froid ou trop chaud, la conférence peut vite devenir un moment désagréable.

• 10-Enfin, la salle doit être équipée avec tous les éléments techniques nécessaire au bon déroulement de la conférence, que ce soit du matériel classique ou plus spécifique demandé par le conférencier.

Conclusion

Le choix de la salle d’une conférence ne se fait pas par défaut, elle ne doit pas être choisie au hasard. Malgré le fait qu’ils aient l’air de détails anodins, de nombreux éléments peuvent perturber et nuire au déroulement des conférences s’ils ne sont pas anticipés. Pour accompagner les entreprises dans leurs choix, WeChamp propose de nombreux conseils pour organiser une conférence. Préparer une conférence en amont permet de prévoir et modifier les éventuels éléments parasites.

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