Agences de conférenciers : 3 questions à se poser pour bien choisir

1-Dois-je passer par une plateforme en ligne automatisée pour trouver un conférencier? 

Si certains clients organisent leur conférence 5 mois à l’avance, beaucoup d’autres le font plus tardivement, voir seulement quelques semaines avant la date de l’évènement.  Plusieurs agences de conférenciers proposent donc aux clients de gérer leur recherche de conférencier seuls. En accédant rapidement à des outils tel qu’un catalogue en ligne, vous contactez directement via une plateforme internet l’intervenant qui vous intéresse pour votre conférence. L’avantage de ces plateformes en ligne est qu’en entrant quelques critères comme votre budget ou une thématique, vous avez accès en quelques secondes à une liste de conférenciers auxquels vous pouvez envoyer un message.

Cependant, au-delà du fait que cela demande beaucoup de travail pour une entreprise, une plateforme a aussi d’autres inconvénients. Premièrement, le profil en ligne d’un conférencier n’est pas forcément à jour sur Google car c’est souvent l’intervenant lui-même qui doit l’actualiser.  Deuxièmement, le délai de réponse d’un conférencier est variable. Alors que certains intervenants répondent rapidement aux demandes des entreprises effectuées via la plateforme internet, d’autres peuvent laisser passer plusieurs jours, voir des semaines avant de voir votre message et vous répondre. En effet, certaines plateformes internet n’ont pas d’alertes emails automatiques qui informent le conférencier des demandes clients. Aussi, certains ne sont pas toujours en ligne et ne consultent pas leurs e-mails fréquemment. Ainsi, un intervenant mettra beaucoup plus de temps à vous répondre que si vous passez par un spécialiste pour s’occuper de vous guider dans le choix d’un conférencier pour votre conférence.

D’autres agences en revanche ne permettent pas de contacter par message les profils inscrits. Cependant, ils font appel à eux pour vous en un temps record et vous permettent d’avoir un retour en quelques heures seulement. Enfin, si vous ne savez pas comment choisir un conférencier, vous risquez de passer un temps incalculable à consulter des profils inscrits sans trop savoir lequel choisir.

Ce qui nous mène à nous poser une deuxième question…

2-Ai-je besoin de conseils pour choisir un conférencier?

Certains clients, ayant déjà organisé de nombreuses conférences, savent le type de profil d’intervenant qui leur convient pour capter l’attention de leurs participants tout au long de leurs événements. Ils ne souhaitent pas de conseils à ce niveau. Dans ce cas, s’organiser seul en utilisant certaines plateformes de conférenciers en ligne pour votre conférence peut être pertinent, bien que cela requiert du travail en amont. Cependant, si vous n’avez pas organisé au moins une dizaine de conférences, difficile de faire un choix pertinent pour votre intervenant sans aucun conseil professionnel. Dans ce cas de figure, les agences digitales automatisées vous laissent souvent seul(e) face à un catalogue en ligne de personnalités. De plus, les joindre pour se faire aider sera compliqué voire impossible chez certaines.

D’autres agences ont une approche du conseil client différente. Elles favorisent la prise de contact par le biais d’appel téléphonique, vidéo ou en live c’est- à-dire en face à face. Le but étant de prendre connaissance et de mieux comprendre tous les items des entreprises tels que les enjeux et objectifs, mais aussi de les aider de manière efficace dans leur recherche du conférencier idéal pour leur événement.

Selon votre expérience en termes d’organisation de conférence, testez la capacité des agences de conférenciers à répondre au téléphone ou bien à vos e-mails par exemple afin de vous faire une idée sur leur disponibilité pour vous apporter leur point de vue expert et vous guider. Savoir comment choisir la bonne agence est donc primordial pour la réussite de votre conférence et marquer les esprits de tous les participants.
Avoir spécialiste qui vous aide dans cette démarche sera toujours appréciable.

Cependant, cela nous mène à nous poser la question suivante…

3-Les agences de conférenciers ont-elles toutes la même qualité de conseil? 

Alors que certaines agences de conférenciers prennent leur mission de conseil très au sérieux sans perdre de vue l’objectif de réussite de la conférence du client, d’autres beaucoup moins. Pour les différencier, plusieurs éléments peuvent attirer votre attention.

Premièrement : Est-ce que l’agence vous pose des questions à propos de votre évènement ?

Préparer une proposition de profils pour une conférence nécessite du travail et de la réflexion en amont. La communication occupe une place importante dans le processus de recommandation. En effet, pour bien conseiller il faut tout d’abord bien comprendre les objectifs, enjeux, et contexte d’une conférence. Certaines agences vont donc vous poser beaucoup de questions à propos de votre évènement. D’autres, laissent très peu de place à cette communication avec le client, qui est pourtant indispensable pour choisir un intervenant à la hauteur de vos attentes. Elles échangeront avec vous par le biais d’un appel téléphonique ou vidéo de type Zoom par exemples. Chez WeChamp, nous avons l’habitude de dire « No question, no interest… ». Nous privilégions la communication par téléphone ou bien des vidéoconférences de type Zoom via internet. Nous prenons le temps d’analyser votre demande et vos attentes mais aussi le message que vous souhaitez faire passer aux participants.

Les agences avec un bon niveau de conseil se démarquent particulièrement lorsque vous les contactez pour un intervenant précis.  Même si vous avez déjà en tête un conférencier pour votre évènement, une “bonne agence” challengera toujours ce choix en tentant de comprendre ce qui le motive. En effet, il n’est pas rare de se tromper en basant son choix de conférencier sur des motivations personnelles. Par exemple, si vous souhaitez faire intervenir un footballeur parce que vous rêviez de le rencontrer étant plus jeune, son profil ne sera pas forcément en cohérence avec l’objectif de la conférence ou ne sera pas parlant à votre équipe car celle-ci est plus portée sur la navigation ou le rugby.

Prenez-donc le temps de voir si l’agence vous pose des questions. En effet, plus elle se renseignera sur vos attentes, plus elle aura de clés pour vous conseiller afin de trouver le bon conférencier, celui qui fera de votre conférence une réussite.

 Deuxièmement : Quels types de propositions recevez-vous de la part de l’agence ?

Les agences vont ensuite vous faire des propositions. Le fond et la forme de ces propositions sont aussi de bons indicateurs sur leur envie/capacité à vous conseiller. Effectivement, certaines agences ne vous enverront pas forcement de détails, simplement le nom des intervenants ainsi que leur prix et les conditions de paiement via e-mail. Ces propositions s’apparentent plus à de l’envoi de CGV que du conseil de la part d’un œil expert, mais cela arrive.

D’autres, en revanche, vous accompagneront en vous remettant un dossier sur mesure comprenant vos éléments de contexte, mais aussi une présentation de chaque conférencier détaillant pourquoi chacun d’entre eux est pertinent pour votre évènement d’entreprise.

D’autres agences en revanche vous accompagnent dans vos recherches. Ils vous fournissent un dossier personnalisé comprenant un récapitulatif de votre demande et du contexte mais aussi une présentation de plusieurs profils pertinents et surtout détaillés pour votre événement d’entreprise.

Regardez donc aussi le fond ainsi que la forme des propositions d’agences pour vous faire une idée du niveau des conseils qui sont délivrés en fonction de vos événements.

4-Conclusion

Les agences de conférenciers sont de plus en plus nombreuses à vous proposer un service de gestion et d’organisation pour vos conférences et autres événements en entreprise. Avec l’avancée du digital, il est également possible d’organiser un webinar en live ou bien des vidéoconférences. Cependant, les agences ont des modes de fonctionnement ainsi que des niveaux de conseil variables qui vous conviendront plus ou moins en fonction de vos besoins, de votre expérience mais aussi de votre entreprise. Néanmoins, une autre notion est importante afin de choisir la bonne agence pour vous accompagner dans le choix de vos intervenants, celle du  Coût des agences de conférenciers. Si vous souhaitez être conseillé, contactez WeChamp, l’agence des conférenciers sportifs Français et étrangers.

Pour aller plus loin lisez aussi : Quelles sont les missions principales d’une agence de conférenciers.