Tout savoir sur l’organisation d’un événement d’entreprise

1. Les différents types d’événements d’entreprise

Il existe une multitude d’events pouvant être organisés au sein de vos entreprises. Peu importe celui que vous choisissez, il est indispensable de créer quelque chose d’unique afin de marquer les esprits des participants et d’avoir un réel impact. Pour vous aider dans la construction de votre événement, voici les grands types d’events possibles et des conseils pour les rendre mémorables…

        a) Séminaire

Les séminaires d’entreprise sont probablement les événements les plus communément organisés. En effet, il s’agit d’un grand rassemblement des différents membres qui composent la société autour d’enjeux associés ou bien à propos d’une thématique plus large. Souvent organisés en dehors du cadre habituel de travail, les séminaires peuvent durer quelques heures ou plusieurs jours.
Très appréciés, ils permettent d’avancer ensemble sur certains projets dans une ambiance de travail détendue. Généralement, ils sont organisés chaque année environ à la même période. Pour qu’ils aient de l’impact, il est donc primordial de se renouveler en cherchant à les rendre uniques. En ce sens, il peut être intéressant de faire appel à un intervenant extérieur inspirant qui saura marquer les esprits.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article Séminaire entreprise, pourquoi faire appel à un intervenant ?

        b) Team building

Depuis maintenant quelques années, le team building est un concept de plus en plus répandu dans les organisations. En effet, la dimension humaine étant constitutive de la performance, il est indispensable de veiller à avoir des groupes soudés et motivés en interne. Pour ce faire, les activités team building sont d’excellents moyens de renforcer les liens inter-salariés en leur proposant un moment qui sorte de l’ordinaire.
Jeux de rôles, compétitions sportives, il existe de nombreuses possibilités en fonction de votre sensibilité. Dans tous les cas, ces événements auront à coup sûr un impact positif sur la cohésion de groupe au sein de vos sociétés. Pour plus d’informations, découvrez notre article Pourquoi faire un team building ?

        c) Conférence

Que ce soit à l’occasion d’un séminaire, au cours d’une réunion de travail ou dans un tout autre contexte, les conférences sont d’excellentes solutions pour marquer durablement les esprits de vos équipes. En effet, à travers le discours structuré et inspirant d’une personnalité hors du commun, vous pourrez transmettre des messages percutants et faire évoluer les comportements dans le bon sens.
Renforcer l’esprit d’équipe, apprendre à gérer une crise, vanter les mérites de la communication ou tout simplement sortir les salariés de leur quotidien, il existe beaucoup d’occasions d’avoir recours à un conférencier. L’important est de bien réfléchir en amont aux objectifs de cette intervention afin de trouver l’intervenant idéal. Pour ce faire, n’hésitez pas à consulter nos articles Pourquoi organiser une conférence lors d’un séminaire ? et conférencier entreprise : comment choisir ? ou bien à contacter notre agence.

        d) Workshop

Les workshops, ou ateliers en français, sont des séances en groupe restreint sur une thématique bien précise définie au préalable. Très appréciés, ils permettent d’aborder en profondeur certaines problématiques fondamentales. Gestion du stress, management, communication, sécurité, il y a différents sujets qui peuvent faire l’objet d’un atelier. Selon vos besoins, un intervenant pourra être plus pertinent qu’un autre.
Prenons l’exemple de la gestion du stress, on pourrait construire un atelier avec un sportif de haut niveau qui a su performer sous pression ou avec un ancien leader de la Patrouille de France. Selon les affinités des parties prenantes, l’un des 2 profils pourra être plus impactant. Dans les 2 cas, ils pourront néanmoins bénéficier de conseils issus d’une longue expérience afin de les mettre concrètement en application par la suite. Découvrez un exemple de workshop sur la performance avec Nathalie Mauclair.

        e) Soirée de lancement

Dans certaines entreprises, les soirées de lancement sont des événements à part entière et donnent lieu à de très belles animations (film, cocktail, spectacle…).
Qu’il s’agisse de présenter un nouveau produit ou un projet révolutionnaire, ces moments se doivent de marquer les esprits afin d’avoir l’impact escompté. Il faut donc essayer de faire de ces événements quelque chose d’unique.
Dans cette optique, quoi de mieux qu’un intervenant au profil hors du commun ? En effet, en donnant l’opportunité aux invités de rencontrer des personnalités charismatiques, vous aurez la garantie qu’elles se souviendront de votre événement. Imaginons par exemple une soirée de lancement d’une nouvelle politique RSE au sein de l’entreprise. Avec une intervention du conférencier Nicolas Vanier, nul doute que les enjeux qui en découlent seront beaucoup mieux compris par les membres de l’auditoire.

Il existe aussi la soirée d’entreprise. Ces types d’animations sont réservés aux collaborateurs internes et non aux clients, prospect, ou invités externes. Ce type de soirée a thème peut se décliner de multiples façons, à Paris ou ailleurs, en soirée de Noël, soirée du CE, soirée de la galette des rois, anniversaire etc…

        f) Event de sensibilisation

Les événements de sensibilisation sont assez fréquents en entreprise. Le plus souvent, ils sont organisés à l’occasion de journées mondiales ou d’autres moments symboliques.
Journées mondiales du bien-être, de l’environnement, de l’innovation, du handicap, voici autant de possibilités de sensibiliser vos employés sur des thématiques fondamentales. Pour ce faire, différentes options s’offrent à vous.
L’une d’entre elles est d’avoir recours à un conférencier. Ce faisant, vous serez sûr de proposer quelque chose d’unique. Par exemple, pourquoi ne pas faire intervenir un sportif handisport lors de la semaine du handicap ? A travers le partage d’une histoire de vie inspirante suivi d’un moment d’échange privilégié, les participants pourraient alors véritablement prendre conscience que le handicap n’est en rien une barrière à la performance. Plus impactant qu’un simple message transmis en interne, n’est-ce pas ?
Pour plus d’informations sur les journées thématiques pouvant donner lieu à une intervention à Paris ou partout ailleurs, consultez notre article un conférencier lors des journées mondiales.

2. L’organisation d’un événement d’entreprise

Une fois que vous avez choisi l’événement que vous souhaitez proposer, en tant qu’organisateur il y a différentes étapes à respecter dans la mise en place de ce dernier. Voici une ligne directrice générale que vous pouvez suivre dans l’organisation de votre event…

        A) Etape 1 : Déterminer un objectif ou plusieurs objectifs précis

Qu’est ce que je souhaite atteindre par le biais de mon événement ? Voici la toute première question que vous devez vous poser en tant qu’organisateur avant de commencer à aller plus loin. Dans certains cas, il sera assez facile à définir.
En effet, considérons par exemple le lancement d’un nouveau produit. Le but est de faire découvrir ce produit au plus grand nombre en insistant sur ces spécificités pour démarrer un processus de communication qui attirera des clients potentiels.
En revanche, dans certains cas, il vous faudra un peu plus de réflexion pour déterminer la raison d’être de votre événement. Pour une intervention par exemple, est ce que je souhaite uniquement inspirer mon équipe ou y a-t-il un message plus profond à lui transmettre ?
Toutes ces questions demandent un peu de temps mais elles sont indispensables pour garantir le succès de votre event par la suite.

        B) Etape 2 : Définir son budget 

Avant d’aller plus loin il est nécessaire de parler du budget. C’est lui qui va déterminer les moyens envisageables, ou non pour atteindre le but de cette action événementielle. Qu’il s’agisse des prestataires sélectionnés pour les repas, de la recherche du lieu (ou des lieux), d’une salle, des animations proposées, Le budget vous fixera des limites et vous imposera de faire des choix. En tant qu’organisateur autant ce pencher dessus dès le départ pour éviter les mauvaises surprises au dernier moment.

        C) Etape 3 : Réfléchir au format et fixer la date

l convient ensuite de passer à la question du format. Bien évidemment celui-ci aura une influence sur le choix du format, mais ce n’est pas le seul élément ayant de l’importance. En effet, le public ciblé, le lieu choisi et le type d’event organisé influeront également sur le format à privilégier. Est-ce mieux de faire quelque chose de court et impactant ou d’organiser un event sur plusieurs jours avec diverses animations ?
En considérant toutes les alternatives, vous devrez normalement arriver à voir ce qui est le plus adapté. Une fois le format défini, vous devrez alors fixer une date en prenant en compte l’agenda de chacun. Pour que le maximum de collaborateurs puisse être disponible, vous devrez étudier cela en détail afin de convenir d’un moment qui pourra aussi éventuellement faire écho à une symbolique particulière (journée mondiale, anniversaire, convention, salon…).

        D) Etape 4 : Se faire accompagner par un spécialiste de l’événementiel

Lorsque vous avez un petit peu avancé sur votre projet, il peut être très intéressant de le présenter à des professionnels, comme une agence évènementielle. En effet, de par son expérience, l’agence évènementielle pourra vous guider, vous aiguiller, et vous donner de précieux conseils.
Considérations techniques et organisationnelles, outils de communication à privilégier… ces experts de l’événementiel ont l’habitude de construire des événements en tout genre et sauront donc s’adapter à votre besoin pour organiser un event percutant. Une agence évènementielle peut disposer de multiples expertises comme la communication événementielle, la logistique événementielle, ou être spécialisée sur certains marchés comme l’évènementiel associatif, l’événementiel à faible emprunte écologique, l’événementiel digital etc…

Si vous recherchez un conférencier ou souhaitez intégrer une intervention dans l’un de vos events, n’hésitez pas à contacter une agence comme la notre. Que cela se déroule à Paris, à Lyon ou ailleurs en France voire même à l’étranger, notre agence de conférenciers mettra toute notre expertise à votre service.
Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez également lire notre article Agence de conférenciers : quelle utilité ?

3. L’animation d’un événement d’entreprise

Lors d’un événement d’entreprise, il y a inévitablement des temps faibles qu’il faut absolument essayer de combler. Pour ce faire, il est indispensable de prévoir un temps animé de qualité. Pour vous guider, voici quelques conseils…

        a) L’importance de l’animation dans un séminaire

Lors d’un séminaire d’entreprise, il y a souvent différentes parties prévues. Réunions, conférences, ateliers, repas… ces événements sont assez chargés et peuvent parfois s’avérer un peu longs.
Le but est d’établir des liens entre toutes les activités afin que le public ne se retrouve pas totalement perdu. Certaines phases peuvent être animées par une personne interne à l’entreprise sans aucun problème.
En revanche, à moins d’avoir des compétences reconnues dans ce domaine, d’autres parties devront plutôt être assurées par un ou une professionnelle. C’est par exemple le cas d’une intervention ou de discours successifs. En effet, si plusieurs membres de la société doivent prendre la parole pour introduire ou clôturer un séminaire, un animateur expérimenté pourra donner du rythme à cette partie parfois dépourvue d’émotion. Liens entre les prises de parole, gestion des questions, humour, un speaker professionnel aura un impact très positif sur votre event.
Pour en savoir plus, lisez notre article Pourquoi faire intervenir un animateur séminaire pour votre événement ?

        b) L’animation d’une soirée d’entreprise

Lors de vos soirées d’entreprise, la salle peut rapidement devenir difficile à gérer. En recourant aux services d’un animateur, vous aurez la garantie que tout se déroulera selon le plan qui était prévu. Gestion du temps, réalisation d’interviews lors d’un cocktail ou d’un dîner table ronde, animation musicale, accueil des invités, un animateur pourra, selon son profil et ses compétences, apporter une réelle valeur ajoutée à vos events.
En ayant recours à un animateur expérimenté, vous aurez non seulement la garantie que ces dernières soient dynamiques et fluides mais vous pourrez également bénéficier de son expertise dans toute la phase organisationnelle en amont de l’intervention. En résumé, vous gagnerez du temps, de l’argent et ferez de votre event une réussite. Pas encore convaincu, découvrez-en plus dans notre article Animateur conférence : dynamiser votre événement d’entreprise.

        c) Faire appel à un maître de cérémonie professionnel

Comme nous l’avons vu, un animateur professionnel apporte une réelle valeur ajoutée à vos événements. Que ce soit à l’occasion d’une intervention ou d’un autre type d’event, un maître de cérémonie pourra vous apporter toute son expérience. Gestion du timing, dynamisation, il vous permettra, de par sa formation journalistique, de vous décharger d’un poids tout en vous assurant une fluidité très appréciable lors de vos différents events.
Pour plus d’informations, vous pouvez lire notre article Pourquoi réaliser votre événement avec un journaliste animateur ? ou consulter des profils de certains maîtres de cérémonie professionnels avec qui nous travaillons à Paris, Lyon ou partout en France.

4. Adapter son événement d’entreprise en format digital

Avec le coronavirus et les confinements successifs qui en ont résulté, les événements d’entreprise traditionnels ont quelque peu été mis entre parenthèses. Néanmoins, ce n’est pas pour autant une raison de ne plus en faire, bien au contraire ! De plus, pour répondre à cette problématique, de nombreuses solutions digitales s’offrent à vous. Voici quelques idées qui peuvent s’avérer pertinentes…

        a) La nécessité de digitaliser les events

Malgré la situation, il est sans doute plus que jamais nécessaire de continuer à organiser des events. En effet, dans cette période complexe où le télétravail est de mise dans bon nombre de sociétés, les relations humaines, qui sont à la base de tout, ont eu tendance à s’estomper. Cela représente un grand danger car l’interaction humaine est primordiale.
Pour éviter ce phénomène, il est donc indispensable d’adapter les events d’entreprise pour continuer à en organiser pour vos collaborateurs.
Grâce à la digitalisation, différentes solutions s’offrent à vous et nous allons en voir quelques-unes par la suite. Dans tous les cas, peu importe la solution choisie, pensez au bien-être de vos salariés et veillez à maintenir un lien social : cela se fera à coup sûr ressentir sur leur motivation au quotidien et les aidera à surmonter cette période difficile.
Pour en savoir plus, découvrez notre article événement digital : pourquoi et comment digitaliser son événement ?

        b) Les activités team building en digital

Escape game virtuel, quiz musical, yoga en visio, simulations, jeux interactifs… Il existe de nombreuses actions de «construction d’équipe» à mettre en place en format digital. Très appréciées par les entreprises, ces solutions permettent de recréer des interactions sociales et d’offrir à vos employés une pause agréable dans un climat général assez trouble. En outre, ce sont également d’excellents outils pour souder un groupe et renforcer sa productivité par la suite.
Cuisiner en direct avec un chef étoilé, simuler de A à Z, le processus de vol d’un avion avec un ancien pilote de chasse, voici quelques options de team building qui marqueront les esprits de vos collaborateurs.
Via ce lien, découvrez-en davantage sur les Teambuilding à distance.

        c) Les conférences à distance

En cette période complexe, les conférences à distance sont également une parfaite alternative à vos événements classiques. En effet, grâce aux logiciels de visioconférence (Zoom, teams, meet…), il est possible d’organiser une réunion d’échanges entre des personnalités inspirantes et vos équipes, même si vous êtes basé dans différents lieux comme à Paris ou à Lyon. Véritables bulles d’air, ces moments privilégiés sont non seulement l’occasion pour vos salariés de se retrouver mais aussi de tirer profit du vécu d’intervenants hors du commun.
S’évader et parcourir le monde à travers le discours d’un aventurier, voguer à travers les océans avec un navigateur, découvrir certains leviers motivationnels avec des champions olympiques, apprendre à gérer une situation de crise avec un négociateur du GIGN, les possibilités qui s’offrent à vous sont nombreuses. En visio, essayez de privilégier des formats courts, dynamiques et interactifs qui vous assureront d’embarquer complètement les participants.

Pour plus d’informations sur la manière d’Organiser une conférence digitale ou de louer un plateau TV pour son événement d’entreprise, n’hésitez pas à consulter ces ressources.

5. Conclusion

Comme nous avons pu le voir, les événements d’entreprise sont des moments primordiaux qu’il ne faut absolument pas négliger. Bien au contraire, il faut en permanence chercher à se réinventer pour proposer quelque chose d’unique et de marquant à vos clients ou collaborateurs. Que ce soit à l’occasion d’une journée de sensibilisation, d’un lancement de produits ou d’un événement digital, les conférences s’intègrent parfaitement et sont toujours très appréciées.
N’hésitez donc pas à offrir cette opportunité à vos équipes en leur proposant un moment dynamique et impactant avec une personne hors du commun.
Pour bénéficier de conseils précieux et d’un service de qualité afin de trouver un conférencier adapté à votre objectif, contactez l’agence WeChamp. Qu’il s’agisse d’un event à Paris, en France ou à l’étranger, notre équipe reviendra vers vous dans les plus brefs délais et vous accompagnera dans votre démarche. Pour vous donner quelques idées, vous pouvez également consulter les feedbacks de nos clients.