Quand intégrer une conférence lors de vos séminaires ?

Après avoir choisi d’intégrer une conférence à votre séminaire et trouvé le bon conférencier, se pose toujours la question : « À quel moment faire intervenir le conférencier ? ». Une question qui semble à première vue peu importante, mais dont la réponse impactera fortement la réussite de la conférence et celle de votre séminaire. Alors, comment faire ?

Le positionnement d’une conférence : un facteur non-négligeable

Il n’y a pas de moment parfait pour intégrer une conférence à un séminaire. En effet, chaque moment peut être bon selon l’objectif associé à l’événement. Il existe toutefois des moments plus opportuns que d’autres.

Commencer le séminaire par une conférence est un très bon levier pour inspirer les collaborateurs et les motiver pour la suite du séminaire. Elle permet de poser les bases du message à transmettre et lui donner un tout autre impact.

Généralement, planifier une conférence dans la matinée est bénéfique. C’est un moment où notre cerveau est plein d’énergie après avoir récupéré pendant la nuit. Par conséquent, il est plus enclin à assimiler et donc à garder l’information transmise par le conférencier.

On gardera également à l’esprit que le public d’un séminaire n’est pas une assemblée de robots infatigables. Au cours de la journée, notre capacité d’attention et de concentration diminue. Intégrer la conférence durant la matinée prend donc tout son sens.

Enchaîner les présentations à propos de chiffres, d’objectifs ou de stratégie peut être difficile à digérer sur une journée complète. Une conférence qui se déroule en milieu de séminaire interviendra donc comme un bol d’air frais pour les participants. Ainsi, elle pourra redonner de la motivation et élever le niveau d’attention pour la suite du séminaire.

Terminer un séminaire par une conférence est tout à fait possible. Elle permet de finir sur une note originale en transmettant le message global du séminaire via un discours inspirant. Cependant, dans ce cas de figure, attention à ne pas trop solliciter les participants durant la journée afin de leur permettre d’être toujours aussi attentifs.

Peu importe le moment précis, de manière générale, il est conseillé de réaliser la conférence après une pause dans le séminaire. En effet, après celle-ci l’auditoire est dans de meilleures conditions d’écoute et sera plus absorbé par le message du conférencier.

Le moment informel à ne pas oublier…

Que vous décidiez de faire intervenir le conférencier en début, milieu, ou fin de séminaire, ils restent souvent après leur conférence. C’est l’occasion d’un moment plus informel comme lors d’un cocktail ou d’un déjeuner. Cet instant va permettre au public de pouvoir échanger librement avec le conférencier car ils pourront échanger avec lui de manière personnelle s’ils le désirent. Ce moment parfois ignoré est une occasion formidable pour marquer l’esprit de ses collaborateurs et renforcer l’adhésion au message transmis par le conférencier.

Conclusion

Il y a donc de nombreux moments opportuns où positionner une conférence lors d’un séminaire. Cependant, pour tirer un maximum d’efficacité de la conférence, il est vivement recommandé de se poser deux types de questions en amont.

Les questions relatives au temps :

• Combien de temps dure le séminaire ?
• Combien d’intervenants vont se succéder sur cette période ?
• Quels seront les moments de pause sur cette période ?
• Combien de temps vont durer leurs présentations ?
• Les autres intervenants respectent-ils les temps de parole accordés ?

Les questions empathiques :

• Quel type de contenu sera présenté par les différents intervenants ? (tableaux de chiffres/schémas/contenus juridiques ?)
• Quel sera le niveau de complexité des informations transmises par les différents intervenants ?
• Quel sera le niveau de fatigue du public aux différents moments de la journée ?
• Les qualités oratoires des autres intervenants vont permettre au public d’être plutôt captivé ou de faire la sieste ?

Les réponses à ces questions vous aideront à choisir de manière plus pertinente le moment idéal d’une conférence lors de votre séminaire. Quoi qu’il en soit, une conférence restera toujours une manière efficace et inspirante de faire passer vos messages lors de vos séminaires.